第一条、毕业生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录，也是用人单位了解、考察和培养、使用学生的重要依据。各相关部门应加强对毕业生档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和使用毕业生档案。

第二条、学院毕业生档案实行统一领导，分级负责管理的管理体制。

各系(校区)负责本部门毕业生毕业前档案材料的收集、整理、归档及管理工作。

招生就业处负责全院毕业生毕业后档案的转递、整理及管理工作。

第三条、招生就业处、各系（校区）应有专人负责毕业生档案管理工作。

第四条、毕业生档案归档材料内容：

（一）中学材料；

（二）高考（中考）资料；

（三）《高等学校毕业生登记表》；

（四）综合测评考评表；

（五）学业成绩单；

（六）职业资格鉴定申请表；

（七）奖惩材料；

（八）入党、入团材料；

（九）《就业报到证》下联；

（十）其它需要归档的材料。

第五条、毕业生档案材料归档情况，必须如实填写于《毕业生档案材料明细登记表》当中。

存在毕业生档案材料缺失情况，必须在《毕业生档案材料明细登记表》中予以标明。

第六条、毕业生档案袋信息填写内容及要求：

（一）毕业生信息，包括系（校区）、专业、班级、姓名和档案编号等信息（碳素笔或钢笔）。

（二）邮寄信息，包括接收毕业生档案单位全称和毕业生就业单位全称等信息（铅笔）。

（三）其他信息，包括专升本和拖欠学费等信息（铅笔）。

第七条、档案整理完毕，用密封条密封，加盖所属系（校区）公章。

第八条、归档材料必须真实，应为原件，不得涂改。

第九条、毕业生毕业离校后，各系（校区）应将本部门毕业生档案材料及时整理归档，并按学院的统一要求，按时将档案移交招生就业处。

第十条、各系（校区）在移交档案时，应附如下材料：

（一）《毕业生机要档案邮寄登记表》，详细记载毕业生机要档案邮寄信息。《毕业生机要档案邮寄登记表》一式三份，招生就业处、系（校区）（加盖公章）和包头市机要局各执一份，移交人和接收人须签字，并存档备查。

（二）《毕业生档案材料明细登记表》，详细记载毕业生档案材料名细。《毕业生档案材料明细登记表》一式两份，招生就业处和系（校区）各执一份，移交人和接收人须签字，并存档备查。

第十一条、各系（校区）不得扣留或暂存毕业生档案，不得擅自将毕业生档案交给毕业生及他人。

第十二条、招生就业处在接到毕业生档案后，应及时寄发到相关部门。

第十三条、对已就业毕业生，档案应按以下办法处理：

（一）用人单位接收档案，档案转递到该用人单位；

（二）用人单位不接收档案，档案转递到相关档案管理部门，由此产生的费用由其本人承担。

第十四条、未就业毕业生档案，档案移交到相关档案管理部门，由此产生的费用由其本人承担。

第十五条、以下情况的毕业生档案，整理后留存在所属系(校区)：

（一）拖欠学费及其它费用的毕业生档案；

（二）专升本的档案由教务处统一转至内蒙古科技大学。

第十六条、毕业生从用人单位离职，用人单位将档案又退回学院，毕业生应在一个月内取走，逾期不取，将档案移交相关档案管理机构，由此产生的费用由其本人承担。

第十七条、招生就业处寄发毕业生档案时应制作《毕业生机要档案邮寄登记表》，并存档备查。

第十八条、毕业生档案属于机密文件，原则不允许自带档案。因特殊原因需要自提档案的，应持用人单位或人事部门出具的《调档函》或本人提出书面申请，经系（校区）就业负责人签字同意后方可提取。毕业生自提档案后，由其本人负责保管，若出现档案损坏或丢失等问题由其本人负责，学院不承担任何责任。

第十九条、毕业生领取档案情况必须记录在《毕业生领取档案登记表》当中，在系（校区）存档。

第二十条、毕业生本人不得私自查阅本人档案，自己提档的不得私启档案密封条。

第二十一条、本办法与上级规章制度及文件不符的，按上级规章制度及文件执行。

第二十二条、本办法由招生就业处负责解释。

第二十三条、本办法从2013年9月1日起施行。