各系、学区：

    为了确保2010届毕业生档案邮发工作顺利完成，现就有关事宜通知如下：

一、     毕业生档案整理工作

    各系、学区要指定专人负责毕业生档案的整理工作，严格按照学院《毕业生档案管理办法》的要求，做好毕业生档案整理、资料入档工作。要把以下材料装入毕业生档案中（一）中学材料；（二）高考（中考）资料；（三）《录取通知书》；（四）《高等学校毕业生登记表》；

（五）综合测考评表；（六）学业成绩单；（七）职业资格鉴定申请表；

 （八）奖惩材料；（九）入党、入团材料；（十）《就业报到证》下联；（十一）其它需要归档的材料。

每一个毕业生档案材料入档情况，都必须填写在《毕业生档案登记表》（该表从就业信息网下载），如果毕业生缺失以上材料，请将缺失哪些材料在《毕业生档案登记表》上予以标明。工作结束后，需将《毕业生档案登记表》移交到招生就业处存档。

毕业生档案袋毕业生信息一栏，用碳素笔或钢笔填写，字迹要工整。档案整理完毕，全部材料（注意必须将《就业报到证》下联装入）归档后，用密封条密封，加盖本部门公章。档案袋封面用铅笔将毕业生报到证上报到单位全称写上。专升本、拖欠学费的也在档案袋上用铅笔注明。

二、     毕业生档案邮寄

   下列毕业生档案，由各系、学区将所有材料装入档案，整理密封加盖本部门公章并造册后，移交到招生就业处，由招生就业处邮发给相关单位或暂存：

1.     用人单位接收档案的；

2.     专升本的；

3.     拖欠学费及其它费用的。

三、     毕业生领取档案的相关规定

用人单位接收档案的，毕业生不得领取，严禁将档案私自交给毕业生或者他人，违者将承担相应责任。

用人单位不接收毕业生档案的，毕业生可凭用人单位出具的提（调）档函原件及相关证件领取自己的档案，没有提（调）档函不得领取档案，提（调）档函要妥善保存以便查询。因未就业毕业生《就业报到证》大约在2010年8月31日才能打印，故未就业毕业生要在

2010年9月2日至10日凭相关证件到本系领取自己的档案。

毕业生领取档案情况必须在《毕业生领取档案登记表》（该表从就业信息网下载）详细登记，工作结束后，需将《毕业生领取档案登记表》移交到招生就业处存档。

     2010年9月10日以后，还没有领取的剩余档案，由各系、学区在造册后，移交到招生就业处，由招生就业处移交到相关人才市场。

四、未就业毕业生档案留校保留

未就业毕业生如果愿意将其档案保留在学院，可与学院签订档案保留协议，将其档案保留在学校两年。没有签订档案保留协议的，档案一律发回原籍或包头人才市场。已就业毕业生档案一律不办理留校手续。

请各系、学区严格按上述规定执行，在执行过程中，如果出现问题，请及时与我处联系，协商解决。